很多人每天都在收发邮件，但真要问起“邮件是什么”，却未必能说清楚。其实，邮件就是电子信件的简称，英文叫 Email（Electronic Mail）。它不像传统纸质信件需要邮差跑腿，而是通过互联网，几秒钟就能把信息送到地球另一头。
邮件长什么样？
打开你的邮箱，比如网易、QQ 邮箱或者 Outlook，看到的一条条带标题的消息，就是一封封邮件。每封邮件通常包含几个基本部分：发件人、收件人、主题、正文，还可以附加文件、图片甚至视频。就像你寄快递时要写寄件人和收件人地址一样，邮件也得有明确的“地址”——也就是邮箱账号，比如 zhangsan@example.com。
邮箱地址是怎么组成的？
一个标准的邮箱地址分两部分，中间用 @ 符号隔开。@ 前面是用户名，代表你是谁；@ 后面是邮件服务器域名，代表你在哪个平台注册的。比如 lisi@company.com，说明这个用户叫 lisi，使用的是 company.com 这个企业邮箱系统。
邮件和微信有什么不一样？
有人觉得，微信也能发消息传文件，干嘛还要用邮件？关键在于场景不同。微信适合快速沟通，而邮件更正式、更有记录可查。比如公司发通知、提交工作汇报、和客户签合同附件，用邮件才显得专业。而且邮件支持群发、抄送、密送，方便管理沟通对象。你给领导提交报告，可以主送给主管，抄送给项目组同事，密送给自己留底，一目了然。
怎么发一封像样的邮件？
别以为写邮件就是打字发出去那么简单。主题要简洁明了，比如“2024年Q3项目进度总结”比“看看这个”靠谱得多。正文最好有称呼、有正文、有落款，避免一上来就甩一堆话。如果带附件，记得提一句“详见附件”，不然对方可能漏看。
邮件背后的原理简单说
当你点击“发送”，这封邮件并不会直接飞到对方手机上。它先被传到你邮箱服务商的服务器，再通过 SMTP 协议（简单邮件传输协议）转发到对方的邮件服务器，最后对方用 POP3 或 IMAP 协议把邮件拉到自己的设备上。整个过程就像快递中转站层层派送，只不过速度以秒计。
From: sender@example.com
To: receiver@domain.com
Subject: 工作交接文档
Date: Mon, 1 Apr 2024 15:30:00 +0800
李经理您好：
以下是本周的工作进展汇总，请查收附件。
祝好！
张三上面这段看起来像代码的东西，其实是邮件的原始格式。平时你看到的是美化后的界面，但底层就是这样一段文本结构。了解这一点，以后遇到邮件乱码或显示异常，就知道问题可能出在编码或协议设置上了。
企业邮箱和个人邮箱有啥区别？
你用 163 或 QQ 邮箱，属于个人免费邮箱，适合日常使用。但如果你在一家公司上班，很可能用的是企业邮箱，比如 name@yourcompany.com。这种邮箱不仅名字更正式，还能统一管理账号、设置权限、防止数据外泄。很多公司离职员工一走，邮箱立马停用，就是为了保护商业信息。
别把邮件当垃圾桶
有些人收到邮件从来不整理，收件箱几千封未读，重要信息全被埋了。建议养成分类习惯，可以用文件夹或标签区分“待处理”“已回复”“归档”。另外，别随便点陌生邮件里的链接，尤其是写着“中奖了”“账户异常”的，十有八九是钓鱼邮件，点了可能丢账号密码。